Datenschutzerklärung

Präambel

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für das Deutsche Institut für Wirtschaft und Bildung GmbH (DIWB) einen hohen Stellenwert. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie transparent und nachvollziehbar darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und für welche Dauer dies erfolgt. Die Erklärung gilt unabhängig davon, ob Sie Kursteilnehmer, Interessent, Bewerber, Mitarbeitender oder Geschäftspartner sind. Die verwendeten Begriffe gelten geschlechtsneutral.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Deutsches Institut für Wirtschaft und Bildung GmbH, Rathausgasse 17, 12529 Schönefeld, Deutschland. Sie erreichen uns in Datenschutzangelegenheiten unter der E-Mail-Adresse datenschutz@diwb.de sowie telefonisch unter +49 30 43 97 37 70. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, da nach unserer Einschätzung die gesetzlichen Voraussetzungen gemäß Art. 37 DSGVO derzeit nicht vorliegen.

2. Kategorien betroffener Personen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Personen, die an unseren Schulungen, Coachings, Seminaren oder Online-Kursen teilnehmen oder unsere Beratungsleistungen in Anspruch nehmen, von Interessenten, die sich über unser Angebot informieren oder Kontakt zu uns aufnehmen, von Coaches und externen Fachkräften, die Maßnahmen im Auftrag von DIWB durchführen, von Geschäftspartnern und Dienstleistern, von Bewerbern sowie von Mitarbeitenden.

3. Geschäftstätigkeiten und Verarbeitungszwecke

3.1 Schulungs-, Coaching- und Weiterbildungsleistungen

Im Rahmen unserer Schulungs-, Coaching-, Seminar-, Online-Kurs- und Beratungsleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies zur Anbahnung, Planung, Durchführung und Abwicklung der jeweiligen Maßnahmen erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Kontakt- und Stammdaten, berufliche und unternehmensorientierte Angaben, erforderliche Geschäfts- und Planungsunterlagen, Kommunikationsinhalte sowie Teilnahme- und Erfolgsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung, zur Abrechnung und Zahlungsabwicklung, zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten sowie zur Erfüllung gesetzlicher und förderrechtlicher Vorgaben, insbesondere nach der AZAV. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an Qualitätssicherung und Evaluation der durchgeführten Maßnahmen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Maßnahmen- und Schulungsunterlagen speichern wir grundsätzlich für zwei Jahre nach Maßnahmeende. Soweit gesetzliche oder förderrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere nach der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch oder der AZAV, beträgt die Speicherdauer zehn Jahre. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

3.2 Profilabgleich und Ressourcenplanung

Zur sachgerechten und qualitätsgesicherten Zuweisung von Teilnehmern zu geeigneten Coaches oder Fachkräften verarbeiten wir fachliche Angaben zu Qualifikationen, Erfahrungen und Themenschwerpunkten und gleichen diese mit verfügbaren Ressourcen ab. Der Abgleich kann teilweise automatisiert erfolgen, dient jedoch ausschließlich der Unterstützung interner Entscheidungsprozesse. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt; die finale Entscheidung trifft stets eine natürliche Person.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich nach den unter Ziffer 3.1 genannten Fristen.

3.3 Kostenträgerverwaltung und Förderabwicklung

Soweit Maßnahmen durch Kostenträger wie die Agentur für Arbeit, Jobcenter oder die Deutsche Rentenversicherung finanziert werden, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Dokumentation, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Berichtspflichten. Dies betrifft insbesondere Angaben zum Teilnehmerstatus, Maßnahmedaten sowie erforderliche Identitätsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Speicherdauer beträgt bei Fördermaßnahmen zehn Jahre.

Im Rahmen des Förderprogramms KOMPASS beantragen Teilnehmende die Förderung eigenverantwortlich bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. DIWB übermittelt in diesem Zusammenhang keine personenbezogenen Daten an die DRV KBS. Teilnehmende erhalten von uns Teilnahmebescheinigungen und erforderliche Nachweise, die sie ihrem Förderantrag selbst beifügen. Datenschutzrechtlich liegt die Verantwortung für die Übermittlung der Daten an die DRV KBS bei den Teilnehmenden selbst.

3.4 Coaches und externe Fachkräfte

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Coaches und externen Fachkräften, soweit dies zur Durchführung der Maßnahmen erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere Kontakt- und Stammdaten, Qualifikationsnachweise, fachliche Spezialisierungen, Einsatzhistorien sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten.

Rechtliche Stellung der Coaches: Coaches und externe Fachkräfte verarbeiten personenbezogene Daten von Teilnehmern entweder als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag oder – sofern sie Daten zu eigenen Zwecken verarbeiten, etwa für eigene Dokumentationspflichten oder eigenständige Akquise – als eigenständige Verantwortliche im Sinne der DSGVO. In Fällen eigenständiger Verantwortlichkeit informieren die Coaches die betroffenen Personen eigenständig gemäß Art. 14 DSGVO.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir zehn Jahre. Coach-Profildaten und Einsatzhistorien werden drei Jahre nach dem letzten Einsatz gelöscht.

3.5 Newsletter und Direktmarketing

Der Versand von Newslettern an Neukunden erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO im Double-Opt-In-Verfahren. Bei Bestandskunden versenden wir Informationen zu eigenen ähnlichen Leistungen nur auf Grundlage einer Einwilligung oder – sofern kein Widerspruch erfolgt ist – gemäß § 7 Abs. 3 UWG in Verbindung mit der ePrivacy-Richtlinie, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vollständig erfüllt sind. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Speicherung erfolgt bis zum Widerruf; Nachweisdaten können bis zur Verjährung möglicher Ansprüche aufbewahrt werden.

3.6 Website und Kontaktanfragen

Bei der Nutzung unserer Website sowie bei der Kontaktaufnahme per E-Mail oder Formular verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten und Inhalte Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der Website, der Kommunikation sowie der IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

3.7 Bewerbungen und Beschäftigungsverhältnisse

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern und Mitarbeitenden zur Durchführung von Bewerbungsverfahren sowie zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bewerbungen werden bei Absage sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Mitarbeiterdaten speichern wir zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

4. Rechtsgrundlagen (Überblick)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO. Bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen haben wir eine dokumentierte Interessenabwägung durchgeführt, in der unsere Interessen gegen die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen abgewogen wurden. Betroffene Personen können der Verarbeitung jederzeit widersprechen.

5. Technische Datenverarbeitung

Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist.

• Für Schulungsbetrieb und Verwaltung setzen wir IT- und Hosting-Dienstleister, Lernmanagement-Systeme, CRM- und Teilnehmerverwaltungssysteme, Kommunikations- und Videokonferenzplattformen sowie E-Mail- und Newsletter-Dienste ein.
• Für Abrechnung und Förderabwicklung können Zahlungsdienstleister, Anbieter von Buchhaltungssoftware sowie öffentliche Kostenträger wie Agentur für Arbeit, Jobcenter und Deutsche Rentenversicherung Empfänger personenbezogener Daten sein.
• Für die Leistungserbringung selbst können Coaches, externe Fachkräfte sowie externe Prüfer, insbesondere im Rahmen von AZAV-Audits, eingebunden sein.

Sofern Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Drittlandübermittlungen

Wir streben an, personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der EU bzw. des EWR zu verarbeiten. Sofern im Einzelfall eine Drittlandübermittlung erforderlich ist, erfolgt diese ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Dies kann potenziell Videokonferenz- und Kommunikationstools, Cloud-Dienste oder E-Mail- und Newsletter-Plattformen betreffen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln, ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen oder einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf erteilter Einwilligungen. Anfragen werden innerhalb eines Monats beantwortet.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Deutschland. Website: https://www.lda.brandenburg.de/ E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de. Alternativ können Sie sich an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes wenden.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

12. Besonderheiten

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO wird geführt und fortlaufend aktualisiert. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung auf unserer Website. Als AZAV-akkreditierter Bildungsträger unterliegen wir besonderen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.